Foldery publiczne w Microsoft Exchange 2013 zostały całkowicie przebudowane zarówno do strony serwera jak i od strony aplikacji klienckich, szczególnie duże zmiany zostały wprowadzone w obsłudze folderów publicznych przez przeglądarkę. W tym artykule przedstawimy skrótowo obsługę folderów na przykładzie klienta poczty elektronicznej Microsoft Outlook 2013 oraz usługi OWA (Outlook Web App – dostępu do serwisu Exchange poprzez przeglądarkę).
Domyślnie Microsoft Outlook 2013 nie wyświetla folderów publicznych.
Aby więc móc z nich korzystać musimy najpierw uruchomić wyświetlanie folderów w samej aplikacji. W tym celu klikamy lewym przyciskiem myszy na ikonkę trzech kropek na dole ekranu tuż obok „Zadania”. Pojawia się nam okienko, w którym wybieramy zakładkę „Foldery”.
Od teraz Outlook będzie wyświetlał foldery publiczne w lewej części ekranu.
Teraz możemy już korzystać z folderów publicznych. Możemy dodawać nowe elementy, edytować istniejące – wszystko oczywiście w ramach posiadanych uprawnień.
Warto wspomnieć, że możemy korzystać z szerokiego zakresu typów elementów w folderach publicznych w Outlooku 2013. Mogą to być przede wszystkim:
- wiadomości pocztowe
- dziennik
- kalendarz
- kontakty
- notatki
- zadania
Przejdźmy teraz do OWA. Sprawdźmy jak wygląda dostęp do folderów publicznych przez przeglądarkę www.
Logujemy się do OWA.
Aby zobaczyć foldery publiczne, klikamy prawym przyciskiem myszy po lewej stronie na „Ulubione” i wybieramy „dodaj folder publiczny”.
Rozwijamy drzewo katalogów i wybieramy interesujący nas folder.
Możemy teraz otwierać i tworzyć nowe dokumenty w dodanym folderze publicznym.
Spróbujmy teraz dodać do widoku w OWA folder publiczny typu kalendarz. Postępujemy podobnie: „Ulubione”, „dodaj folder publiczny” i wybieramy z hierarchii folder publiczny typu kalendarz.
Jednak tym razem nie możemy kliknąć „dodaj”, ponieważ przycisk jest wyszarzony. Pojawił się natomiast komunikat „Tylko publiczne foldery poczty mogą zostać dodane do ulubionych”.
W przypadku folderów publicznych typu kalendarz lub kontakt, aby korzystać z nich w OWA, musimy postąpić inaczej. Każdy folder publiczny, który chcemy żeby był widoczny w OWA, musimy najpierw oznaczyć jako ulubiony w Outlooku a także przynajmniej raz otworzyć jego zawartość.
Klikamy prawym przyciskiem myszy w Outlooku na wybrany folder publiczny i wybieramy z menu kontekstowego „Dodaj do ulubionych”.
Domyślnie nazwa pod jaką będzie widoczny w ulubionych nasz folder publiczny (w tym przypadku Kalendarz Publiczny) jest taka sama jak nazwa folderu. Możemy jednak zmienić ją według uznania.
Dodatkowo przyciskiem „Opcje” otwieramy listę konfigurowalnych ustawień, które możemy zmieniać.
Po wykonaniu powyższych czynności, w Outlooku w „Ulubionych” pojawił się nam „Kalendarz Publiczny”.
Teraz, gdy już otworzyliśmy kalendarz publiczny w Outlooku, możemy sprawdzić czy uda się nam otworzyć go w OWA. Jednak tym razem nie będziemy go dodawać do ulubionych w OWA, tylko przejdziemy do zakładki „Kalendarz”. Pojawił się nam nowy kalendarz publiczny w zakładce „INNE KALENDARZE”.
Podobnie możemy postąpić dodając do ulubionych w Outlooku kontakty z folderów publicznych. Będą wówczas widoczne w OWA.
Teraz możemy używając OWA dodać nowy kontakt do kontaktów w folderze publicznym.
Podajemy wszystkie niezbędne informacje.
Pojawił się nam nowy kontakt w folderze publicznym.
Ten sam kontakt możemy zobaczyć w Outlooku.
Niestety nie wszystkie typy folderów publicznych są dostępne w OWA. Oprócz standardowych folderów typu poczta, na chwilę pisania tego artykułu, możemy tylko używać kalendarzy i kontaktów.
