Użytkownicy poczty Microsoft Exchange i programu Outlook często skupiają się na podstawowej funkcji swoich kont pocztowych czyli wysyłaniu i odbieraniu wiadomości e-mail, kontaktach bez których nie byłoby to oczywiście możliwe i kalendarzu, który niezbędny jest do ustalania spotkań i harmonogramów działań. Zapominają jednak o tym jak bardzo usprawnić pracę może korzystanie z modułu Zadania.
Poniżej wymieniono najbardziej przydatne czynności, które użytkownicy poczty Exchange mogą wykonywać w pracy z zadaniami.
Tworzenie zadania w programie Microsoft Outlook
Zadanie jest elementem, który użytkownik poczty Exchange może utworzyć w programie Outlook lub Outlook Web App, a następnie śledzić jego realizację aż do ukończenia . Elementem takim może być po prostu zadanie do wykonania, wiadomość e-mail lub kontakt – który został oznaczony flagą monitującą. Domyślnie wszystkie zadania zostają „oflagowane” w momencie utworzenia, nawet jeśli nie mają one daty rozpoczęcia lub ukończenia. Zatem samo oflagowanie wybranej wiadomości e-mail lub kontaktu jest równocześnie utworzeniem elementu zadanie i zostaje wyświetlone w obszarze Zadania. Więcej informacji na ten temat.
Tworzenie zadania na podstawie wiadomości e-mail
Ciekawą i przydatną funkcją Outlooka jest możliwość utworzenia zadania na podstawie wiadomości e-mail. Zamiast tworzenia nowego zadania i wypełniania szczegółowych informacji na temat działań wystarczy przeciągnąć wybraną wiadomość do folderu Zadania. Treść wiadomości (z wyłączeniem załączników) skopiowana zostaje po prostu do treści nowego zadania. Dokładnie jak w przypadku zadań tworzonych „od początku”, w zadaniu konfigurowanym na podstawie wiadomości można ustawić datę ukończenia, dodać przypomnienie lub przydzielić zadanie innemu użytkownikowi.
Przydzielanie zadań innym użytkownikom
Często się zdarza, że chcemy przekazać współpracownikowi lub podwładnemu jakieś zadanie do wykonania i w natłoku bieżących spraw po prostu przekazujemy zadanie w przelotnej rozmowie w biurze, na spotkaniu czy też w rozmowie telefonicznej. Brak rejestracji takich zaleceń w formie pisemnej niestety może doprowadzić do przeoczenia ważnego działania – dlatego naprawdę warto delegować zadania za pomocą programu Outlook. Przydzielanie zadań do wykonania innym użytkownikom w programie Outlook lub Outlook Web App zajmuje tylko chwilę – na karcie Zadanie wystarczy określić temat zadania, jego szczegóły oraz zakres czasu, w którym ma być wykonane. Następnie należy zadanie wysłać do wybranej osoby. Przydzielone zadanie jest wyświetlane w programie pocztowym zarówno osoby, która je przydzieliła jak i wykonawcy.
Edytowanie zadania
Szczegóły utworzonego wcześniej zadania można w każdej chwili zmodyfikować począwszy od jego nazwy , treści, a skończywszy na dacie rozpoczęcia i ukończenia oraz zmianie priorytetu.
Przypomnienia
Warto pamiętać, że dla każdego zadania (poza zadaniami przydzielanymi innej osobie) można włączyć komunikat przypominający o zaplanowanym działaniu. Przypomnienie wyświetla się w osobnym oknie w określonym wcześniej terminie i z odpowiednio ustawionym wyprzedzeniem w stosunku do terminu wykonania. Czasem otrzymujemy bardzo dużo e-maili i nie jesteśmy po prostu na wszystkie odpowiedzieć w danym momencie. Wystarczy wówczas ustawić dla wybranych wiadomości przypomnienie a określonego dnia o ustalonej przez nas godzinie pojawi się informacja o zadaniu do wykonania.
Zadania cykliczne
Moduł Zadania w programie Outlook oraz Outlook Web App oprócz zadań pojedynczych pozwala również ustawić działanie do realizacji jako cykliczne, czyli działanie wykonywane regularnie co kilka dni, co miesiąc lub w innym trybie. Utworzone zadanie cykliczne może na przykład dotyczyć wysyłki newslettera firmowego, wykonania przelewu na poczet składek ZUS czy przygotowania i złożenia deklaracji podatkowych. Istnieją cztery rodzaje cyklu : dzienny, tygodniowy, miesięczny oraz roczny – dzięki temu użytkownik może precyzyjnie skonfigurować częstotliwość powtarzania zadania, na przykład utworzyć zadanie cykliczne powtarzające się w każdy poniedziałek i środę lub zadanie wykonywane co trzy tygodnie.
Filtrowanie zadań
Zadania można sortować według różnych kryteriów: daty rozpoczęcia, daty ukończenia, stanu (zadania aktywne, zaległe oraz ukończone), kategorii (na przykład zadanie związane z działaniami marketingowymi można wyszukać wśród zadań opatrzonych kategorią marketing), ważności (grupowanie elementów wg ważności niskiej, normalnej i wysokiej) oraz typu (zadania związane z wiadomościami e-mail lub wezwaniami na spotkania).
Warto pamiętać o możliwości filtrowania – przejrzysty widok usprawnia pracę i organizację planowanych działań.
Śledzenie realizacji przydzielonych zadań
Aby w programie Outlook można było śledzić postęp zadań przydzielonych innym użytkownikom, należy pamiętać, aby w opcjach zadań zaznaczone było pole Aktualizuj moją listę zadań, używając kopii zadań przydzielonych innym osobom. Monitorowanie postępu realizacji odbywa się za pomocą pola Ukończono %, które aktualizuje użytkownik przydzielający zadanie lub odbiorca zadania w momencie wysłania raportu o stanie przydzielonego zadania.
Udostępnianie folderu zadania współpracownikowi/innemu użytkownikowi
Folder Zadania można udostępniać innym użytkownikom w ramach tej samej organizacji w analogiczny sposób co udostępnianie folderów poczty, kalendarza lub notatek. Dzięki temu, że każdy element programu Outlook można oznaczyć jako prywatny, po udostępnieniu folderu użytkownicy mogą mieć pewność, że Oprócz tego, że można udostępnić swój główny folder zadania, warto pamiętać że w programie Outlook użytkownicy mogą tworzyć więcej folderów Zadania, np. listy zadań dotyczące konkretnych działań pracowników (zadania związane z konkretnym projektem, produktem, itp.).
Dostęp do zadań na urządzeniu mobilnym
Każde urządzenie przenośne, które obsługuje protokół ActiveSync umożliwia konfigurację konta pocztowego Exchange z pełną synchronizacją nie tylko wiadomości e-mail,kontaktów i wpisów w kalendarzu ale także zadań. Oznacza to, że lista zadań do zrobienia w programie pocztowym będzie automatycznie synchronizowana z listą zadań w telefonie. Oprócz tego, jeśli ktoś oprócz swojego własnego konta ma w telefonie skonfigurowane inne konto Exchange, np. konto współdzielone z innymi użytkownikami – również będzie miał wgląd do zadań tego drugiego konta. Zatem, nawet bez dostępu do służbowego komputera, poza biurem Twoi pracownicy mogą na bieżąco sprawdzać zaplanowane działania.
